Secrétaire : assurer le suivi administratif au quotidien
Courriers, appels, dossiers à compléter, réunions à organiser… Dans une organisation, de nombreuses tâches permettent aux équipes de travailler efficacement. Le ou la secrétaire contribue à cette organisation en assurant le suivi administratif et en facilitant les échanges entre les personnes.
Une fonction polyvalente, présente dans de nombreuses structures du secteur non marchand, qui demande de l’organisation, de la rigueur et un bon sens du contact.
Définition de la fonction de secrétaire
Le ou la secrétaire assure le soutien administratif quotidien d’une organisation. Il ou elle traite les courriers et les courriels, répond aux appels, accueille les visiteurs, saisit des données et prépare différents documents. Son travail permet de maintenir les informations à jour et de faciliter le fonctionnement des services.
Cette fonction existe dans des structures très diverses : ASBL, ONG, maisons de repos, crèches, maisons de jeunes, services d’aide sociale ou institutions publiques. Selon le lieu de travail, les tâches peuvent aussi comprendre le suivi de dossiers du personnel, l’encodage de documents comptables ou l’aide à l’organisation d’activités.
Le ou la secrétaire collabore avec les collègues, les bénévoles et les partenaires de l’organisation. Par rapport au/à la secrétaire de direction, ses responsabilités sont généralement davantage centrées sur les tâches administratives et opérationnelles du quotidien.
Les missions principales d'un.e secrétaire
Les missions varient selon la structure et les besoins de l’équipe. Elles peuvent comprendre les tâches suivantes.
Accueillir et renseigner les personnes
Le ou la secrétaire reçoit les visiteurs, répond aux appels téléphoniques et oriente les personnes vers le bon service ou le bon interlocuteur. Il ou elle contribue ainsi à la qualité de l’accueil de l’organisation.
Gérer les courriers et les communications
Il ou elle reçoit, trie et transmet les courriers et les courriels, rédige des messages et prépare des convocations ou des documents administratifs. Il ou elle veille à ce que les informations parviennent aux bonnes personnes.
Préparer et mettre en forme des documents
La fonction comprend la rédaction, la mise en page et le classement de documents : rapports, formulaires, conventions, présentations ou dossiers de réunion. Le ou la secrétaire peut aussi prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
Organiser les rendez-vous et les réunions
Il ou elle participe à la planification des réunions et des rendez-vous, réserve les salles et prépare les documents nécessaires. Selon les besoins, il ou elle coordonne aussi certains aspects pratiques, comme le matériel ou les informations à transmettre aux participants.
Assurer le suivi des dossiers
Le ou la secrétaire met à jour les dossiers, vérifie que les documents sont disponibles et suit les démarches en cours. Il ou elle peut également tenir des listes de membres, actualiser des tableaux de suivi ou rassembler des informations pour des rapports d’activité et des demandes de financement.
Apporter un soutien administratif aux équipes
Il ou elle peut gérer les fournitures de bureau, participer au suivi administratif des dossiers du personnel ou encoder des documents comptables, selon les responsabilités confiées et sous la supervision des personnes concernées.
Contribuer à l’organisation des activités et des événements
En collaboration avec les responsables de projet ou de communication, le ou la secrétaire peut réserver des salles, demander des devis, passer des commandes et transmettre les informations pratiques aux intervenants ou aux partenaires.
Les tâches dépendent de la taille de l’organisation et de la répartition du travail. Dans une petite structure, le ou la secrétaire peut prendre en charge des missions très variées ; dans une organisation plus importante, son rôle peut être davantage spécialisé.
Les compétences nécessaires pour être secrétaire
La fonction de secrétaire demande de savoir gérer plusieurs tâches administratives, communiquer avec différents interlocuteurs et assurer le suivi des informations. Il faut être à l’aise avec les outils informatiques, savoir rédiger des documents et pouvoir s’adapter aux besoins de l’organisation.
Compétences techniques
Le ou la secrétaire doit avoir une bonne maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral, pour rédiger des courriels, préparer des documents et communiquer clairement. La connaissance des logiciels de bureautique, comme Word, Excel, Outlook et PowerPoint, est également importante.
Il ou elle doit savoir organiser des rendez-vous et des réunions, gérer les communications et collaborer avec les différents services. Selon l’organisation, la maîtrise d’autres langues peut être demandée. Une connaissance du secteur d’activité — santé, petite enfance, action sociale ou autre — constitue un atout, tout comme une expérience dans une fonction similaire.
Qualités personnelles
Le sens de l’organisation, la rigueur et le souci du détail sont essentiels pour assurer un suivi fiable des dossiers et respecter les échéances. La polyvalence et l’autonomie permettent de passer d’une tâche à l’autre et de gérer les priorités.
Cette fonction demande aussi de bonnes capacités relationnelles, de l’écoute et une communication adaptée aux différents interlocuteurs. La discrétion est indispensable, car certains documents contiennent des informations confidentielles. Enfin, savoir garder son calme face aux imprévus et faire preuve d’adaptabilité aide à assurer le bon déroulement des activités quotidiennes.
Des parcours inspirants à voir et écouter
Écoute le témoignage de Corentin
Découvre le quotidien de Myriam
Quelle formation faut-il pour exercer la fonction de secrétaire ?
Il n’existe pas un seul parcours pour accéder à la fonction de secrétaire. Une formation en bureautique, en gestion administrative ou en secrétariat permet d’acquérir les compétences utiles pour gérer les documents, traiter les communications et assurer le suivi des dossiers.
Dès l’enseignement secondaire, tu peux t’orienter vers une option Technicien·ne de bureau, dans l’enseignement technique de qualification. Cette formation permet de développer des compétences administratives et informatiques utiles pour travailler dans un secrétariat.
Tu peux aussi poursuivre tes études dans l’enseignement supérieur avec un bachelier professionnalisant d’assistant·e de direction. Ce diplôme prépare davantage à des fonctions de soutien direct à la direction, mais les compétences acquises peuvent aussi être utiles pour d’autres postes administratifs.
Trouver une formation
Tu souhaites te former au secrétariat ou à la gestion administrative ? Plusieurs parcours sont possibles selon ton niveau d’études et ton projet professionnel.
Dès le secondaire : recherche une option Technicien·ne de bureau dans l’enseignement technique de qualification.
Dans l’enseignement supérieur : découvre le bachelier d’assistant·e de direction, proposé également dans l’enseignement pour adultes, avec des options en langues et en gestion.
Pour trouver un établissement et comparer les formations proposées en Belgique francophone, consulte Mon Orientation.
A la recherche d'un job ?
Découvre les offres d'emploi pour la fonction de secrétaire sur le site du Guide Social
Voir les offres
Pourquoi choisir la fonction de secrétaire ?
Choisir cette fonction, c’est contribuer concrètement au bon fonctionnement d’une organisation. Tu aides les équipes à s’organiser, tu veilles au suivi des dossiers et tu facilites les échanges entre les collègues, les partenaires et les personnes accueillies.
C’est aussi une fonction polyvalente, qui permet de toucher à différents aspects de la vie d’une structure : communication, gestion administrative, organisation de réunions ou soutien aux activités. Les tâches varient selon le lieu de travail et les besoins de l’équipe.
Dans le secteur non marchand, tu peux en plus mettre tes compétences au service d’une organisation dont tu partages les valeurs, qu’elle soit active dans la santé, le social, la culture ou l’éducation.
Une fonction pour toi si tu aimes organiser, aider les autres et faire en sorte que les choses avancent.