Coordinateur administratif et financier : piloter la gestion d’une organisation
Derrière les projets d’une ASBL ou d’une ONG, il faut des budgets maîtrisés, des équipes bien organisées et une administration qui fonctionne. Le ou la coordinateur·rice administratif·ve et financier·ère veille à ce que ces différents aspects soient bien gérés, afin de permettre à l’organisation de se concentrer sur ses missions.
Une fonction polyvalente qui combine gestion financière, coordination administrative et collaboration avec les équipes de direction.
Définition de la fonction de coordinateur administratif et financier
Le ou la coordinateur·rice administratif·ve et financier·ère supervise la gestion administrative et financière d’une organisation. En collaboration avec la direction, il ou elle veille à la bonne utilisation des ressources, au suivi des budgets et au respect des obligations légales et comptables.
Cette fonction existe dans des structures très variées : ASBL, ONG, fondations, associations internationales ou autres organisations du secteur non marchand. Selon la taille de la structure, elle peut couvrir un large éventail de responsabilités, de la gestion des subsides à la coordination administrative du personnel.
Au-delà du suivi des chiffres et des dossiers, le ou la coordinateur·rice contribue à la bonne organisation de la structure et aide la direction à prendre des décisions éclairées. Dans le secteur non marchand, ce travail permet de soutenir des projets sociaux, culturels, éducatifs ou liés à la santé.
Les missions principales d'un coordinateur administratif et financier
Superviser la gestion financière
Le ou la coordinateur·rice supervise le suivi des comptes, des factures, des paiements et des budgets. Il ou elle veille à ce que les opérations financières soient correctement suivies et que les ressources soient utilisées de manière responsable, en collaboration avec l’équipe comptable lorsque celle-ci existe.
Préparer les rapports financiers
Il ou elle rassemble et analyse les données financières pour préparer des rapports à destination de la direction, de l’organe d’administration et des partenaires financiers. Ces documents permettent de suivre la situation financière de l’organisation et d’appuyer les décisions.
Suivre les subsides et les financements
Dans le secteur non marchand, les financements proviennent souvent de plusieurs sources : pouvoirs subsidiants, fondations, mécènes ou autres partenaires. Le ou la coordinateur·rice veille au respect des conditions d’utilisation des fonds, suit les dépenses et s’assure que les justificatifs et rapports demandés sont transmis dans les délais.
Coordonner la gestion administrative et les ressources humaines
Selon l’organisation, cette fonction peut comprendre le suivi des contrats de travail, des dossiers du personnel, des assurances et des documents administratifs liés aux bénévoles. Le ou la coordinateur·rice peut aussi veiller à la bonne circulation des informations et collaborer avec les personnes chargées des ressources humaines.
Organiser le fonctionnement quotidien
La fonction peut également inclure la gestion des contrats avec les fournisseurs, des locaux, des assurances et des équipements nécessaires aux activités. Le ou la coordinateur·rice veille à ce que les moyens matériels et administratifs soient disponibles pour permettre aux équipes de travailler dans de bonnes conditions.
Veiller au respect des règles
Il ou elle s’assure que les procédures internes et les obligations comptables, fiscales, sociales et administratives applicables sont respectées. Cette vigilance contribue à limiter les erreurs et à garantir une gestion fiable et transparente.
Collaborer avec la direction et les équipes
Le ou la coordinateur·rice travaille en lien étroit avec la direction et les responsables de projets. Il ou elle leur fournit les informations nécessaires, contribue à la planification des activités et veille à ce que les décisions administratives et financières soient cohérentes avec les objectifs de l’organisation.
Participer à des projets transversaux
En fonction de la structure, les responsabilités peuvent aussi s’étendre à la mise en œuvre de projets, à l’organisation de réunions ou d’événements, à la rédaction de comptes rendus ou encore à la coordination de certaines actions de communication.
Les missions varient selon la taille de l’organisation et la composition de l’équipe. Dans une petite ASBL, le ou la coordinateur·rice peut prendre directement en charge de nombreuses tâches. Dans une structure plus importante, son rôle sera davantage axé sur la supervision et la coordination des différents services.
Les compétences nécessaires pour être coordinateur administratif et financier
Cette fonction demande de maîtriser plusieurs domaines à la fois : les finances, l’administration, les ressources humaines et la coordination des équipes. Il faut être capable de comprendre des données financières, de veiller au respect des règles et de garder une vue d’ensemble sur le fonctionnement de l’organisation.
Compétences techniques
Le ou la coordinateur·rice administratif·ve et financier·ère doit avoir de solides connaissances en comptabilité, gestion budgétaire et analyse financière, ainsi qu’une bonne maîtrise des logiciels comptables et des outils bureautiques. Des compétences en gestion des ressources humaines sont également utiles, tout comme une connaissance des règles comptables, fiscales et sociales applicables au secteur non marchand.
La fonction demande aussi de bonnes capacités de communication pour rédiger des rapports, transmettre des informations et collaborer avec la direction ou les partenaires extérieurs. Une excellente maîtrise du français est généralement attendue. Selon la région et l’organisation, la connaissance du néerlandais et/ou de l’anglais peut également être nécessaire. Une expérience dans une fonction similaire et le permis B peuvent être demandés selon le poste.
Qualités personnelles
La rigueur et le sens de l’organisation sont indispensables pour gérer plusieurs dossiers en parallèle, suivre les budgets et respecter les échéances. Il faut aussi faire preuve de précision et de minutie, car une erreur dans un document ou un calcul peut avoir des conséquences sur la gestion de l’organisation.
La polyvalence, le sens des responsabilités et la capacité à définir les priorités sont tout aussi importants. Le ou la coordinateur·rice doit pouvoir prendre du recul, anticiper les besoins et réagir lorsqu’un imprévu survient.
Enfin, de bonnes capacités relationnelles sont essentielles pour travailler avec des interlocuteurs variés. L’intégrité et le respect de la confidentialité permettent de gérer les informations financières et administratives avec sérieux et professionnalisme.
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Quelle formation faut-il pour exercer la fonction de coordinateur administratif et financier ?
Plusieurs parcours peuvent mener à la fonction de coordinateur·rice administratif·ve et financier·ère. Les formations supérieures en comptabilité, finance ou gestion permettent d’acquérir des bases solides pour assurer le suivi financier et administratif d’une organisation.
Si tu souhaites travailler dans le secteur non marchand, des formations axées sur la gestion des associations et des organisations sociales peuvent également être intéressantes. Le master en Ingénierie et Action Sociales, par exemple, aborde des questions liées à la gestion des organisations, aux ressources humaines et aux spécificités du secteur.
D’autres formations peuvent compléter ton parcours, notamment en gestion de projets sociaux, management d’équipe ou gestion administrative et financière. L’expérience professionnelle et la formation continue peuvent aussi t’aider à développer les compétences nécessaires pour assumer cette fonction.
Trouver une formation
Tu souhaites te former à la gestion financière ou au fonctionnement des organisations du secteur non marchand ? Plusieurs pistes sont possibles selon ton parcours et les compétences que tu souhaites développer.
Tu peux rechercher un bachelier ou un master en comptabilité, finance ou gestion, ou t’orienter vers une formation spécialisée dans le secteur non marchand.
Pour découvrir les cursus de l’enseignement supérieur, consulte Mon Orientation. À Bruxelles, tu peux également explorer le catalogue Dorifor, qui répertorie des formations professionnelles, notamment en gestion et en management.
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Pourquoi choisir la fonction de coordinateur administratif et financier ?
Choisir cette fonction, c’est combiner gestion, organisation et responsabilités pour contribuer au bon fonctionnement d’une organisation. Tu veilles à ce que les ressources soient bien utilisées, tu accompagnes les équipes dans leurs besoins administratifs et financiers et tu aides la direction à prendre des décisions éclairées.
C’est aussi une fonction polyvalente, dans laquelle les journées peuvent être très différentes : suivi des budgets, gestion des subsides, coordination administrative ou participation à des projets. Dans le secteur non marchand, tu peux en plus mettre tes compétences au service d’une organisation qui agit dans le social, la santé, la culture ou l’éducation.
Une fonction pour toi si tu aimes organiser, analyser, trouver des solutions et mettre leurs compétences au service de projets qui ont du sens.